企业会计信息化会计档案优化设计

作者:论文空间  栏目:会计论文     更新时间:2019-07-14 20:50   浏览

 

    摘要:计算机会计领域的普及和应用,使得企事业单位的会计核算系统越来越多地被计算机所取代,伴随着计算机技术与网络信息技术的快速发展,会计工作也将由电算化逐步转向信息化。纸质凭证和档案也被电子凭证和数字档案所取代,传统的会计档案管理方式已不能适应会计信息化的需求。经本人考察湖南丰汇银佳股份有限公司在档案

    关键词:会计;信息化;档案优化

1.湖南丰汇银佳股份有限公司介绍

1.1公司概况

    湖南丰汇银佳科技股份有限公司,其前身是1988年成立的国防科技大学银河计算机产业公司,1999年6月3日因改制重新注册。公司位于国家十大重点软件基地之一的长沙软件基地之银河科技园。银河科技园占地面积近20000平方米,其科技楼主楼建筑面积近10000平方米。公司自成立以来主要从事金融设备(技术)和集成电路设计及应用研究、开发、生产、销售和服务;接受金融机构委托从事银行现金整点清分、自助银行设备清机加钞和运营管理维护等金融服务业务。我司是国内最早从事点钞机、清分机生产的国家重点骨干企业之一,已有20多年的生产经验、商业运作经验及金融行业服务经验。

1.2该公司的会计档案制度

1.2.1会计档案的种类 

    (1)会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证以及其他会计凭证。 

    (2)会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、备查账以及其他账簿。 

    (3)财务报告类:涉及月报、季报、年度财务报告,包括财务报表、附表、附注、文字说明以及其他财务报告。 

    (4)其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册,以及其他应当保存的会计核算专业资料。 

1.2.2公司会计档案立卷与归档制度的设计 

    (1)将取得的会计凭证登记账簿后整理成册并装订,说明起止日期、凭证种类及数量。 

    (2)对比较重要的文件,如经济合同、工程预算等,与其他资料一起装订成册后予以归档。 

    (3)对各种财务报表,按月份分类装订成册。 

    (4)各种会计账簿在年终结平或转记新账后,由会计人员装订成册、统一编号并由有关人员签名后归档。 

1.2.4公司会计档案销毁制度 

    (1)由会计机构提出销毁意见,编制“会计档销毁清册”,注明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管与已保管期限、销毁时间等内容。 

    (2)由单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见,获得批准。 

    (3)由档案保管人员与会计机构派来的人员共同负责监销,监销人在销毁会计档案前,按会计档案销毁清册所列内容清点核对,销毁后在销毁清册上签名盖章,并将监销情况上报本单位负责人。

 

2.该公司在实行会计信息化后档案管理上存在的问题

     经本人考察,湖南丰汇银佳股份有限公司在实行信息化后会计档案管理呈现以下一些问题:

2.1会计档案查询效率低下

    会计资料具有的保质期短,容易污损或丢失等特性,以及大量的库存管理和异地存放,造成会计档案查询的不便。另外,目前的软件没有考虑原始附件的数字化存储功能,纸质的原始凭证和电子的记账凭证是分离的,导致原始的纸质凭证不便于口常实时查询,更无法实现异地查询,效率的低下是显而易见的。

2.2对于档案保存方法有问题

    计算机在会计领域的普及和应用,使得企事业单位的会计核算系统越来越多地被计算机所取代,伴随着计算机技术与网络信息技术的快速发展,会计工作也将由电算化逐步转向信息化。2009年财政部发布了《关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》一文,指出了发展我国会计信息化的建设要求。经济的发展和网络信息技术的进步带来会计模式的发展,会计模式的发展使会计信息的处理与传输呈现出自动化、电子化、无纸化和及时化的特点,会计档案的产生与保管也随之发生了根本性变化,原来手工记账中的纸质凭证和档案也被电子凭证和数字档案所取代,传统的会计档案管理方式已不能适应会计信息化的需求。该公司的会计档案保管多以纸质档案的形式保存在综合档案室中,环境、载体介质和查询利用方式对档案的保管有很大的影响,恶劣的保存环境、纸质档案的易污损的特质以及频繁的查询翻阅往往会使会计档案遭受毁损、自然磨损、人为破坏等情况。如何做好全新的会计档案的管理工作成为会计信息化工作的突出问题。实行会计电算化后的会计档案不仅保留了传统意义上的纸介质会计档案,而且还包括计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案,使得会计档案存储的范围和领域扩大了,但同时也意味着需要保存的档案更多了。而该公司目前对于电子档案尚未规定相应的管理制度,究其原因有如下两点:该公司目前由于没有认电子档案的重要性而对于电子档案管理的管理方法缺少研究,只保存传统的纸介质档案,对于电子档案一般不会长期保存;部分工作人员从业素质还不够,对于会计软件使用不标准或不规范。 

2.3对于电子档案的安全性不够重视

    该公司在管理电子档案时存在丢失、遗漏数据的现象。其原因如下。安全方面传统的纸质档案由于其材质的特性决定了如果被修改就会留下痕迹,因此保留下来的会计档案数据不容易被篡改。而电子档案的特性则使其可以被修改而不留下痕迹。现代计算机技术的快速发展,导致计算机病毒日益猖獗。会计信息化档案是以文件形式存储在计算机上的,当前的计算机病毒不仅可以破坏数据和网络通信功能,而且可以从被感染的计算机中获取系统控制权,直接将档案文件通过网络发送给病毒的支配者或监控计算机的硬件设备。不仅如此,随着计算机硬件和网络的发展,计算机病毒感染率正在日益提高,感染途径也从以前的存储介质传播发展到现在的在网络上传播。同时,大量的专用病毒和间谍软件的出现也对会计信息化档案的安全造成极大的威胁。

3.会计信息化后的会计档案优化设计

3.1会计档案查询效率优化

    通过会计原始凭证的数字化处理,可以方便、灵活、快捷地实现会计原始凭证全掌控,并与企业的内控结合,协同管理,缩短企业的管理流程,数字化后还可以进行即时网络查询,可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序。这样大大减少了查询成本,提高了查询效率。

3.2档案保存优化

    采用会计档案数字化处理后,使用OCR扫描提取技术,电子影像管理技术等可以高速的完成数据的采集转化,并且先进的图像采集方式和海量的存储空间以及方便快捷的网络化数据管理检索手段让得会计档案资料的数字化管理更加方便易行。同时因为采用了档案的数字化处理,因此不需要再频繁地对原始附件进行查阅、复印,从而很好的解决了会计档案保管问题。实施会计档案数字化后,档案存放地点相对集中现统一规划,库房设备的利用率大大提高;同时,由于采用了数字化查询和检索手段,不仅提高了档案查询的利用速度,增强了会计档案的利用功效,还能节约大量的时间和费用,提高了企业的经济效益。

参考文献

[1] 财政部关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见;财会(2009)6号

[2] 李新惠;电算化会计档案应注意的问题[J];档案管理;2005年5期

咨询论文发表及论文撰写
论文空间专注于毕业论文硕士论文论文发表服务
Copyright © 2002-2019 论文空间 版权所有
联系手机:17343344559 微信:lunwenpass QQ: